Mở đầu
Phần khó nhất của công việc PM, theo mình, không phải là nghĩ ra ý tưởng mới mà là chọn đúng việc để làm trước.
Trong môi trường nhiều biến động, cảm giác nặng đầu thường đến từ việc biết có quá nhiều thứ quan trọng đang chờ, nhưng chưa chốt được thứ tự.
Stress không hẳn đến từ việc khó, mà đến từ việc chưa quyết định xong cái nào cần làm ngay.
Mục lục
Khái niệm “cơn lốc”
Trong sách Làm điều quan trọng, có một ý mình rất thấm: “cơn lốc vận hành” sẽ cuốn mình vào việc hằng ngày.
Khi mải xử lý các đầu việc gấp, mình dễ bỏ quên những việc quan trọng hơn nhưng chưa “cháy”.
Những gì mình chia sẻ dưới đây là các cách mình đúc rút được sau nhiều lần thử-sai, và cũng học được rất nhiều từ các leader đi trước.
Nguyên tắc 5/25
Mình áp dụng nguyên tắc này từ năm 2023 (học lại từ kinh nghiệm của anh Trần Kinh Doanh tại MWG qua chia sẻ của anh Tùng Jacob).
3 bước thực hiện
1) Liệt kê 25 điều bạn muốn làm
Viết hết ra trước, chưa cần sắp thứ tự.
2) Chọn top 5 quan trọng nhất
- Chốt đúng 5 mục tiêu.
- Dồn phần lớn nguồn lực vào 5 mục đó.
3) Chấp nhận 20 mục còn lại sẽ để sau
Sau khi tập trung đủ sâu vào top 5, bạn sẽ thấy nhiều mục trong 20 mục còn lại thật ra chưa cần làm ngay.
Điểm cốt lõi của phương pháp này là buộc mình trả lời câu hỏi: “Cái gì mới thật sự quan trọng lúc này?”
Đưa toàn bộ việc lên bàn để sắp
Trong thực tế, mình hay dùng 2 cách.
Cách 1: Monopoly Money
Cơ chế đơn giản:
- Mỗi stakeholder có một ngân sách “tiền ảo”.
- Họ dùng ngân sách đó để “đặt cược” vào các yêu cầu.
- Yêu cầu nào được cược nhiều thì ưu tiên cao hơn.
Lợi ích:
- Bộc lộ ưu tiên thật, thay vì ưu tiên nói miệng.
- Tạo sự cân bằng giữa các team.
Có thể điều chỉnh ngân sách theo impact từng bộ phận để phản ánh bối cảnh kinh doanh.
Cách 2: Ma trận Eisenhower
Sắp việc theo hai trục: Important và Urgent.
| Khẩn cấp | Không khẩn cấp | |
|---|---|---|
| Quan trọng | Làm ngay | Lên kế hoạch |
| Không quan trọng | Ủy thác | Loại bỏ |
Ví dụ nhanh:
- Quan trọng + Khẩn cấp: bug ảnh hưởng lớn đến user → xử lý ngay.
- Quan trọng + Không khẩn cấp: refactor, nâng cấp hạ tầng → đưa vào kế hoạch.
- Không quan trọng + Khẩn cấp: việc cần phản hồi nhanh nhưng không cần bạn trực tiếp làm → ủy thác.
- Không quan trọng + Không khẩn cấp: nice-to-have chưa có impact → bỏ.
Lập kế hoạch theo tháng
Mỗi tháng mình chia việc thành 3 nhóm:
- Follow-up: dự án đã kickoff từ tháng trước, đang chạy.
- Planned trong tháng: các đầu việc đã commit.
- Ad-hoc: việc phát sinh nhưng đã qua bộ lọc ưu tiên và có đồng thuận.
Nguyên tắc chung là danh sách phải rõ thứ tự, để mọi người chỉ cần bám due date và phối hợp theo sprint.
Xử lý tình huống đặc biệt
Khi engineering chưa chốt được timeline
Nếu estimation còn mơ hồ, mình vẫn yêu cầu một timeline tạm để các team khác có căn cứ phối hợp.
Sau đó cập nhật dần khi có thêm dữ liệu.
Nguyên tắc integrity
Nếu thấy có nguy cơ trễ hạn, báo sớm nhất có thể (thường tối thiểu trước 1 ngày làm việc):
- Nêu rõ rủi ro.
- Chốt lại deadline mới.
- Tránh để mọi người bị bất ngờ phút cuối.
Xin trợ giúp để align ưu tiên
Một điều mình học được: ưu tiên của mình không mặc định là ưu tiên của cả tổ chức.
Vì vậy, phải chủ động nhờ leader cùng chọn trade-off.
Ví dụ cách trao đổi thực tế:
“Tuần này team chỉ gánh được 5 việc. Anh/chị giúp em chốt danh sách ưu tiên để em đẩy đúng trọng tâm.”
Cách này giúp:
- Làm rõ thứ tự ưu tiên thật.
- Quản lý kỳ vọng minh bạch.
- Tránh ôm quá nhiều rồi không cái nào đi tới nơi.
Thực hành “lên kế hoạch cho việc ngoài kế hoạch”
Kinh doanh luôn đổi ưu tiên. Vì thế, thay vì xem việc phát sinh là ngoại lệ, mình coi đó là một phần mặc định của hệ thống.
Mình giữ lịch họp cố định:
- Hàng tuần: 1:1 với quản lý trực tiếp để rà ưu tiên.
- Hai tuần/lần: sync với các head bộ phận để chốt tiến độ và xử lý vướng mắc.
Những cuộc họp này vừa để cập nhật tình hình, vừa để phát hiện lệch ưu tiên sớm.
Tổng kết
Theo quan sát của mình, phần lớn thời gian của PM sẽ xoay quanh ưu tiên.
Sắp ưu tiên tốt không phải chuyện làm một lần là xong; đó là kỹ năng phải luyện liên tục.
Điều quan trọng nhất không phải thuộc thật nhiều framework, mà là:
- dám chọn,
- dám nói trade-off,
- và giữ nhịp align thường xuyên với các bên liên quan.
Làm được 3 việc đó, mức stress giảm đi rất nhiều và hiệu quả thực thi sẽ tăng rõ.