Mình nghĩ đa số các bạn đều rất ngại môi trường rất hustle hay chaotic, lúc này áp lực sẽ rất lớn cho tâm trí của người làm product

Stress không phải đến từ độ khó của việc đang làm mà là cảm giác biết có việc khó đang đợi nhưng chưa làm

Trong cuốn Làm điều quan trọng có nhắc tới khái niệm “cơn lốc”. Công việc hàng ngày dễ cuốn bạn đi theo và khi bạn nhận ra điều bạn cho là quan trọng vẫn chưa thể thực hiện. Sau nhiều nỗ lực thử và sai trong việc ổn định cơn lốc, tôi có đúc rút ra một số kinh nghiệm mong được chia sẻ lại với các bạn. Rất may mắn và gửi lời cảm ơn tới những leader của tôi khi đi qua từng người tôi lại học được một cái hay ho nào đấy từ họ.

Nguyên tắc 5/25

Dưới đây là chia sẻ của anh Tùng Jacob truyền đạt từ kinh nghiệm của anh Trần Kinh Doanh ở MWG mà tôi áp dụng từ 2023

1. Lập ra danh sách 25 điều bạn muốn làm
2. Tập trung làm tốt top 5
3. Sau khi làm tốt top 5 bạn có thể thấy rằng 20 điều còn lại không còn quá quan trọng nữa. Tập trung 80% nỗ lực cho 20% những thứ quan trọng nhất

Đặt tất cả công việc lên bàn và sắp xếp

2 method mình thường sử dụng trong việc lập kế hoạch:

• Monopoly Money
  • Mỗi stakeholder được phân công một số tiền, họ phải sử dụng số tiền này để ‘cược’ vào các yêu cầu mà họ cho rằng quan trọng nhất
  • Các team khác nhau sẽ được phân công số tiền tương ứng tuỳ thuộc mức độ impact sẽ có số điểm ở từng sprint khác nhau (VD: phụ trách ngành hàng chiến lược, tập KH lớn…)
• Ma trận Eisenhower
  • Phân loại công việc theo hai tiêu chí: quan trọng và khẩn cấp.
  • Công việc được chia thành 4 loại: làm ngay (quan trọng và khẩn cấp), lập kế hoạch làm sau (quan trọng nhưng không khẩn cấp), ủy thác (khẩn cấp nhưng không quan trọng), và loại bỏ (không quan trọng và không khẩn cấp).

Mỗi tháng mình luôn lập ra danh sách công việc của tháng, trong đó phân loại ra 2 danh sách

• Dự án cần follow-up đã kickoff từ tháng trước
• Việc theo kế hoạch trong tháng: Đã commit sẽ hoàn tất hoặc được làm
• Việc ngoài kế hoạch (ad-hoc): Những việc cần support gấp và vượt qua được filter methods bên trên, đồng thuận đưa vào kế hoạch hàng tháng

Nguyên tắc sắp xếp công việc sẽ dựa theo 2 method trên, đảm bảo những công việc top đầu đều đang là ưu tiên cao nhất từ cấp quản lý cho tới cấp bộ phận. Họ chỉ cần theo dõi due date cuối cùng (thường là cuối sprint IT) để phối hợp.

Sử dụng quyền trợ giúp

Anh muốn làm cái A này, em xem có bao nhiêu việc đang ưu tiên đặt hết lên bàn đi anh và em cùng lựa ra cái nào cho chậm lại để đưa thêm workload cho cái này được

Thực hành planing to unplanned nhiều giúp mình nhận ra việc kế hoạch lập ra bị chen ngang buộc thay đổi là điều bình thường trong công việc và dần có sự chuẩn bị tốt hơn để những thứ chen ngang này thuộc một phần kế hoạch. Trong kinh doanh rất dễ xảy ra tình huống một thứ đang là ưu tiên của tuần trước không còn là ưu tiên của tuần này, nếu team vận hành theo kiểu block sprints tức là các cập nhật của kinh doanh phải mất tới 2 tuần mới được áp dụng xuống, và có khi mất tới 3-4 tuần mới release được thay đổi đó, như vậy là đã tuột đi biết bao nhiêu cơ hội

Cách làm của mình là luôn có những cuộc họp được setup weekly với quản lý trực tiếp và bi-weekly với các trưởng bộ phận khác để đảm bảo rằng thứ tự mình đang ưu tiên cũng đều là thứ tự ưu tiên cao nhất của mọi người. Đồng thời cũng là một cách khoe khéo về tiến độ các công việc đang làm cũng như những vấn đề phát sinh cần giải quyết của nó. Có những thời điểm còn không có thời gian ngồi lại để họp 1h sắp xếp ưu tiên. Mình dùng luôn quyền trợ giúp là chạy vô phòng sếp và đặt lên bàn ưu tiên của mình, “anh xem giúp em với giờ tuần này e với team chỉ có thể tập trung vào 5 cái thôi a chốt danh sách giúp em”. Thường ở mỗi sprint mình chỉ có top 10 và top 5, trong đó trong top 3 là những thứ đảm bảo có impact lớn tới bộ phận khác.

Tổng kết

Sắp xếp ưu tiên là việc cả đời, theo thống kê chưa chính thức mình thu thập được từ 2023 có 73% of Product Managers spend time on feature prioritization. Vì vậy bản thân mình vẫn luôn không ngừng cố gắng để làm việc sắp xếp làm điều quan trọng một cách tốt hơn mỗi ngày, hi vọng bạn đọc cũng thế nhé.